Souvent, lorsque j’ai à intervenir dans une équipe de travail, je réalise assez rapidement que les gens ne savent pas vraiment ce qu’est une équipe. Il croit que le simple fait de mettre des gens dans une salle fera en sorte qu’une équipe viendra au monde et deviendra d’elle-même performante. Parfois, c’est ce qui se produit. Un peu de chance et des caractéristiques personnelles des personnes du groupe peuvent aider un peu. D’autres fois, c’est une succession d’intervention et de conflit plus tard qu’on réalise que le travail à faire ne se fera pas comme on s’y attendait.
J’ai donc décidé, dans ce court texte de vous expliquer les grandes étapes par lesquelles on doit s’assurer de passer afin de faire d’un groupe de personnes une équipe qui aura toutes les ressources nécessaire à sa disposition afin de performer.
Ce que je vous présente s’appuie sur la théorie des 5 étapes de maturation d’un groupe de Tuckman (1965 - Oui, c’est encore actuel! 😉).
Voici donc les principales étapes ainsi que ce qu’il est important de considérer à chacune d’entre elles.
Première étape : La constitution aussi appelée la formation ou la naissance du groupe
C’est le moment où les gens ne se connaissent pas encore tous et qu’ils sont étrangement polis et respectueux.
Il y a encore un peu de gènes et les objectifs du groupe ne sont pas encore énoncés.
On peut sentir de l’excitation, une énergie positive et stimulante, comme lors d’un premier rendez-vous ou de notre journée d’initiation.
Nous sommes dans la nouveauté, les gens ont en tête de connaitre le projet et de faire connaissance avec les autres membres de l’équipe.
À ce stade, il sera important de mettre l’accent sur :
La socialisation, prise de contact entre les membres et créer des relations positives (Ex. Faire un tour de table durant lequel les gens se présentent (on peut par exemple demander aux gens, durant le tour de table, de présenter leurs background, leurs intérêts et leurs habiletés/talents cela facilitera la répartition des tâches). Il ne faut pas prendre pour acquis que les gens se connaissent tous.)
Les règles de fonctionnement d’équipe (des règles communes, claires et auxquelles les membres ont participé à élaborer facilitent l’adhésion et permet de légitimer les membres du groupe à prendre action advenant le cas où quelqu’un déroge du fonctionnement attendu.)
Les rôles individuels (en gros, il est important de savoir qui fait quoi et vers qui se référer en cas de questions).
La détermination des objectifs et des échéanciers du groupe en lien avec le projet (mine de rien, c’est pour travailler que nous réunissons ces gens, il est donc important de commencer à statuer sur des objectifs à atteindre, ce n’est pas à la première rencontre que le tout sera complété, mais il faut commencer quelque part. Plus les objectifs sont SMART, plus il sera facile d’avancer dans le projet que nous avons à mener à terme).
Mobilisation des membres face au travail à accomplir (C’est le moment où les membres de l’équipe pourront manifester leur intérêt pour l’implication dans l’un ou l’autre des objectifs, ils pourront par la suite commencer à se diviser la tâche et repartir, chacun de leur côté pour amorcer le travail.)
ATTENTION : Il ne faut pas s’attendre, lors de l’étape de la constitution de l’équipe à de hauts niveaux de productivité. Habituellement, c’est un moment qui permet de faire connaissance. On investira nos efforts sur la création de liens plutôt que sur les objectifs à atteindre. Et si nous désirons nous fixer un objectif, ce dernier devrait être de CRÉER DES LIENS ENTRE LES MEMBRES.
Deuxième étape: Le conflit que l’on nomme parfois la tempête
Normalement, on se rend compte que nous sommes dans l’étape de la tempête lorsque les autres commencent à nous irrité pour tout et rien, par exemple, le fait qu’un des membres de l’équipe «Lip» son café, celui qui appuie sans cesse sur son stylo «clic clic clic», bref, c’est une indication que nous entrons dans la tempête.
À cette étape, le sentiment initial et l’excitation ont passé. Parfois, même la politesse peut prendre le large par moments.
C’est important de comprendre que cette étape est essentielle. De plus, il est normal que les équipes vivent des conflits, car c’est souvent une manifestation des irritants et s’ils sont traités de manières constructives, ils mèneront à beaucoup de positif et l’équipe apprendra à mettre en place des stratégies de résolution de conflits efficaces.
Si vous êtes le leader de l’équipe, il est important de vous souvenir que les conflits et les désaccords sont normaux et même sains.
À ce stade, on pourra donc voir survenir plus fréquemment :
Des confrontations d’opinions (les gens ne seront pas toujours d’accord. Il peut être intéressant de permettre aux membres de s’exprimer librement, toujours de façon civile, pour identifier des solutions)
La formation de sous-groupes (si cela se produit, il faudra peut-être qu’une intervention soit faite afin d’éviter d’entrer dans une escalade du conflit trop grande et que cela ne dégénère. Sinon, une intervention devra être faite et cela peut nécessiter un accompagnement des RH ou d’une tierce personne spécialisé dans la gestion de conflits)
Mise au point (les gens devront apprendre à communiquer et à résoudre par eux même les conflits et les divergences d’opinions)
Suite à cela, les membres de l’équipe développeront entre eux des compétences qui leur permettront d’être davantage tournés vers :
Le maintien de la cohésion
Une collaboration plus grande
Une acceptation des différences individuelles et des divergences d’opinions
Advenant le cas où l’équipe, consciemment ou non, éviterait cette étape, il est fort probable que les frustrations et certaines tensions soient refoulées chez les individus. Cela peut mettre en place des conditions faisant prendre de l’ampleur au problème et peut mettre à risque l’atteinte des résultats en lien avec l’objectif ciblé.
Troisième étape: La normalisation
À cette étape, les gens commencent à prendre conscience et à réaliser le potentiel des forces que possède les membres de l’équipe.
L’équipe trouve son rythme et une forme de cohésion dans toute la contribution au travail à effectuer.
Les faits saillants de cette étape sont entre autres :
a. Une plus grande cohésion (les membres se comprennent et savent communiquer entre eux)
b. Une structure d’équipe prend forme (les membres acceptent les règles, les rôles et les objectifs fixés)
c. Une augmentation de l’efficacité de l’équipe (l’équipe travaille mieux ensemble, les engrenages relationnels sont plus efficaces et mieux huilés)
d. Une plus grande responsabilisation des membres
e. L’implantation d’une structure de fonctionnement optimale
À cette étape, l’équipe est sur la bonne voie pour devenir une équipe performante. Les membres apprennent à travailler ensemble et à se connaitre. Il ne faut cependant pas penser que tout sera toujours parfait. Par moment, on retrouvera des moments de tempête, car ces stades peuvent se chevaucher l’un l’autre. Par contre, les conflits et désaccords seront plus facilement adressés.
Quatrième étape: La performance
À cette étape, l’équipe est à son meilleur. C’est l’étape de la performance. Les membres sont confiants, motivés et assez familiers avec le projet et leur équipe qu’ils peuvent faire le travail sans avoir besoin de supervision. Tout le monde est sur la même page. Les divergences sont traitées en temps et lieu sans accrochages. On fonce vers la réalisation de l’objectif !
À cette étape, on est à même de remarquer :
Une grande performance au travail;
Une orientation vers la tâche avec le souci de coordination et de la collaboration;
Un fort sentiment de confiance entre les membres de l’équipe;
L’adoption d’une perspective d’amélioration continue;
L’entretien de la motivation entre les membres.
S’il y avait un conseil à donner pour permettre à l’équipe d’atteindre cette étape, ce serait de soutenir l’équipe au stade de la tempête. Certains auteurs mentionnent que si l’équipe parvient à surmonter et à se donner des moyens de résoudre ses divergences d’opinions et ses conflits afin d’en retirer des apprentissages, ils augmenteraient de beaucoup leurs chances d’atteindre l’étape de la performance.
Si vous désirer connaitre un petit conseil afin de faciliter la communication et le règlement des conflits, je vous inviter à poursuivre votre lecture jusqu’à la fin.
Cinquième et dernière étape: La dissolution
Lorsque l’équipe a terminé ce qu’elle avait à faire qu’elle a terminé son projet ou atteint son objectif, il va de soi que cette dernière doit se dissoudre. Certains auteurs nomment cette étape le deuil, car les membres sont parvenus à passer au travers de différents défis ensemble et doivent maintenant se séparer pour vivre d’autres défis. C’est le moment de savourer le fruit du travail réalisé dans les dernières semaines, mois ou années.
Cette étape est donc caractérisée par :
La fin du projet (c’est le moment de savourer le fruit du travail collectif);
La dissolution de l’équipe (en mettant fin au projet, il va de soi que les moments de travail formel entre les collègues ne se feront plus aussi fréquents);
La mise à profit de l’expérience acquise.
C’est un bon moment pour tirer des apprentissages de l’expérience qui se termine et de revenir sur les points positifs et négatifs du projet. Cela permettra aux individus ainsi qu’à l’organisation de devenir plus performants à long terme. Car les apprentissages tirés pourront être utiles dans l’avenir.
*Il est important de comprendre que chacune de ces étapes joue un rôle crucial et vital dans le développement d’une équipe optimal. Sans quoi, l’équipe pourrait se voir régressé à l’étape de la tempête et ne jamais vraiment aller au-delà de cette dernière. Le processus de maturation d’une équipe n’est pas linéaire. Il se peut qu’on sente qu’on passe à la prochaine étape et qu’à un autre moment, on se sent régresser.
Ces cinq étapes sont simples. Si elles sont négligées, le temps perdu à s’adapter et à fonctionner sera plus long et ne sera pas optimisé. Dans un contexte où tout va vite, il peut être pertinent de suivre ces cinq petites étapes afin d’accélérer le développement de vos équipes et la performance dans vos projets.
Tel que promis plus haut, voici quelques conseils afin d’accélérer le processus de maturation d’un groupe.
Pour faciliter la maturation d’une équipe de travail, il faudra mettre en place des conditions gagnantes afin de permettre aux membres de l’équipe d’apprendre rapidement à échanger de manière adéquate sur les désaccords et les conflits qui surviendront. Et ce, surtout dans des environnements stressants ou dans lesquels les employés sont sous pression.
Car comme nous le savons, les équipes qui n’arrivent pas à réaliser les apprentissages nécessaires afin de résoudre leurs conflits ne dépassent que très rarement l’étape de la normalisation. Ces dernières alterneront entre la tempête et la normalisation jusqu’à ce que des stratégies émergent ou leur soient enseignées.
Il est possible et même fortement recommandé si on désire accélérer le processus de maturation d’une équipe de fournir des conseils et des techniques de bases en matière de communication non violente et en formulation de rétroaction constructive aussi appelée Feed-back constructif. Un court texte sera rédigé prochainement à ce sujet sur le blogue!
En terminant, si jamais vous éprouvez de la difficulté dans le lancement de votre équipe, n’hésitez pas à communiquer avec moi via courriel. Sinon, j’expliquer en détail le processus dans une vidéo sur ma chaine YouTube. Je vous invite à aller y jeter un coup d’oeil et à vous y abonner.
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Merci pour votre temps et à la semaine prochaine pour le prochain billet!
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