La grande majorité des gestionnaires avec qui j'ai l'opportunité de parler m'expriment souvent à quel point les rencontres en 1 à 1 avec leurs employés peuvent prendre du temps dans l'agenda en plus, selon eux, de ne pas avoir une réelle valeur ajoutée.
Si vous partagez cet avis, je vous encourage à lire ce qui suit!
Premièrement, savez-vous à quoi sert une rencontre en 1 à 1? Les experts s'entendent pour dire que ce type de rencontre "statutaires" devrait essentiellement porter sur les besoins, les questionnements, les préoccupations et les espoirs que l'employé a dans son développement au sein de l'organisation. Plus loin dans le texte, je vous partage 5 questions essentielles à poser pour facilement aborder ces éléments avec vos employés.
Maintenant, votre rôle! Le rôle du gestionnaire dans les rencontres en 1 à 1 devrait être de s’assurer, dans un premier temps, que la rencontre se produise (ne l'annulé pas, ça pourrait envoyer le message que ce n'est pas important pour vous!), de faciliter son déroulement, de poser de bonnes questions, d'offrir du support socioémotif et de s’assurer que le travailleur a tout ce dont il a besoin pour réussir dans ses fonctions. Généralement, en tant que gestionnaire, on passe énormément de temps sur le dernier point, mais très peu sur les autres.
Quelques trucs pour bien tenir une rencontre 1 à 1
AVANT LA RENCONTRE
1. Communiquer la raison d’être de ces rencontres. Pourquoi sommes-nous là? À quoi ça sert?
C'est le moment d'expliquer que ces rencontres ne visent pas à microgérer ou encore surveiller. Ce sont des rencontres qui appartiennent à l'employé et il est libre d'aborder les thèmes ou enjeux qu'il désire aborder.
2. Déterminer une cadence relativement rapprochée entre les rencontres.
Plus c’est loin avant la prochaine rencontre, plus c’est difficile d’établir un climat de confiance et une relation de qualité avec les employés. De plus, il est nécessaire pour obtenir les bénéfices de ces rencontres, d'avoir une certaine initiative. Certains auteurs s'étant intéressés au sujet, mentionnent que le meilleur scénario serait une rencontre, une fois par semaine pour une durée de 30 minutes. Une version alternative avec des employés séniors pourrait être de les rencontrer aux deux semaines, mais pour une durée de 45 minutes. À vous de voir ce qui rentre le mieux dans votre agenda!
La pire chose à faire, ce serait d'annuler de manière fréquente les rencontres. Cela risquerait d'envoyer à vos employés le message que les rencontres 1 à 1 ne sont pas une priorité et vous pourriez obtenir des effets négatifs au niveau de l'engagement de vos employés en réaction à cela.
3. Définir un lieu
Ce qu'on apprend (ça ne vous surprendra probablement pas), c'est que les rencontres 1 à 1 seraient à privilégier en présence. De plus, on mentionne qu'il serait important d'identifier un lieu calme et où peu de gens peuvent se présenter par surprise. Cela veut donc dire qu'il ne faut pas tenir pour acquis que si vous aimez aller faire vos rencontres au petit café du coin, que votre employé aura le même plaisir. Il ne faut pas oublier qu'il y a une certaine forme de distance hiérarchique et que certains enjeux se discutent mieux dans votre bureau que devant le barista du coin (même s'il est fort sympathique).
4. Planifier un calendrier de rencontre annuel
Les employés aiment généralement planifier leur agenda. Donc, il peut être très à propos de planifier les rencontres 1 à 1 dans le calendrier annuel. Cela favorise un certain rythme pour ces rencontres et développe une habitude. Si vous le faites, vous observerez que votre téléphone sonnera moins pour des questions quotidiennes, vos employés prendront l'habitude de vous en parler lors de votre rencontre!
DURANT LA RENCONTRE
1. Montre l’exemple.
Ces rencontres visent à mettre de l'avant que votre employé est important pour vous. Donc, pas de cell, de courriel ou de distraction. Montrer que c’est important pour vous aussi!
2. Écoute plus que tu parles.
En règle générale, il pourrait être juste de dire que l’employé devrait parler pendant au moins 50 à 90%du temps. C'est sa tribune! De plus, lorsque tu parleras moins, tu seras surpris de voir ce que tu risques d'apprendre sur ton employé!
3. Ajoute ton point de vue ou ta perspective
Ça peut être un bon moment de donner de la rétroaction honnête et authentique. Mais avant, prends le temps de demander la permission. "Est-ce que je peux te partager quelque chose?". J'aime bien dire que le meilleur conseil que tu peux recevoir, c'est celui que tu as demandé. Alors, prends le temps de frapper à la porte avant de la défoncer avec tes trucs et astuces.
4. Sois flexible
Je sais que ton agenda est chargé, mais les points à l’ordre du jour ne sont pas coulés dans le béton. Laisse la place aux besoins de l’employé émerger. Au pire, on reviendra la semaine prochaine sur les points qui n'ont pas été adressés.
5. Assure-toi de bien terminer bien la rencontre
C’est important de clarifier les points importants de la rencontre et d’identifier les actions à poser par la suite. Questionne ton employé à ce sujet : " à la lumière de ce dont on a parlé aujourd'hui, quelles sont tes priorités pour la prochaine semaine?"
6. Développe ta capacité à t'améliorer au fil du temps
Voici quelques questions pour vous aider à réfléchir sur votre performance :
Qu’est-ce qui fonctionne bien avec cet employé?
Quel question ai-je posé aujourd'hui qui semble avoir eu un impact? (fais-toi une banque de question!)
Demande de la rétroaction à tes employés sur ce qu’ils aiment ou pas dans ces rencontres, ce qui est utile ou pas, ce dont ils ont besoin ou pas.
5 questions que tous les managers doivent poser à leurs subordonnés
L’un des éléments qui poussent certains employés à partir, c’est le manque d’intérêt de leur organisation envers le désir de se développer dans l’organisation.
Les employés veulent que la question vienne de leur gestionnaire de manière proactive plutôt que des RHs lors de leur entretien de départ.
Voici 5 besoins auxquels un gestionnaire peut répondre facilement pour ses employés :
Mettre de l’avant le développement de ses employés
Mettre de l’avant et nourrir un sens dans le travail
Se soucier de ses employés
Considérer l’opinion des employés
Mettre l’accent sur les forces de ses employés.
Avec ces besoins en tête, voici 5 questions à intégrer dans des rencontres ponctuelles avec des employés.
Comment te verrais-tu te développer dans l’organisation?
Trouves-tu une forme de sens dans ton travail?
Qu’est-ce que tu aurais besoin que je fasse pour te permettre de faire ton meilleur travail?
Qu’est-ce que nous ne sommes pas en train de faire comme entreprise que tu crois que nous devrions être en train de faire?
Est-ce que tu as l’opportunité de faire ce dans quoi tu te sens le meilleur à chaque jour dans notre entreprise?
Quand un gestionnaire pose ses questions, ça aide les employés à se sentir vus et entendus au sein de l’organisation. Ce qui contribue grandement à leur satisfaction, leur engagement et leur motivation à rester et à faire mieux!
Je vous remercie sincèrement d’avoir pris le temps de me lire.
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Francis.
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