Aujourd’hui, on va s’assurer que la prochaine rencontre que tu vas planifier va être utile pour tes employés, mais surtout, qu’aucun de tes employés ne va avoir le sentiment que tu lui fais perdre son précieux temps! Parce qu’on le sait, lorsqu’on à l’impression de perdre notre temps dans une rencontre, c’est tout sauf productif. Pour toi, pour eux et pour l’organisation!
Pour te faciliter la vie, je vais t’expliquer dans un premier temps à quoi ça devrait servir une rencontre d’équipe pour ensuite te partager mes 6 questions magiques qui me permettent d’être certain que la rencontre va être utile pour tout le monde qui va y assister et finalement, je vais te partager un secret pour t’assurer qu’aucun de tes employés ne perdent son temps dans une rencontre!
En ce moment, tu es certainement en train de te demander si tes rencontres à toi sont ennuyantes et si tes employés trouvent que tu leur fais perdre leur temps quand tu les convoques à une rencontre!
☝️À quoi devrait servir une rencontre d’équipe
Une chose est certaine et c’est que si tu as l’habitude de convoquer tes employés à une rencontre et que c’est toi qui parles le plus, il y a certainement des personnes dans la salle qui sont en train de se dire qu’ils pourraient être ailleurs.
Dans un monde idéal et selon plusieurs auteurs qui se sont penchés sur la pertinence des rencontres d’équipe, deux objectifs devraient être atteints à la fin d’une rencontre d’équipe. Le premier, c’est de discuter d’un enjeu précis et le second, de prendre des décisions.
Donc, une rencontre d’équipe devrait permettre à tout le monde qui y a été convoqué de partager son opinion et de contribuer à une prise de décision. Sans quoi, une rencontre d’équipe pourrait devenir inutile pour la majorité des personnes qui s’y trouve.
✌️6 questions magiques
Pour t’éviter de te retrouver dans une situation où la majorité des personnes présentes se sentent frustrées de s’être présentées plutôt que d’être en train de travailler sur un projet qu’ils apprécient, j’ai eu envie de te partager ces 6 questions magiques que je t’invite à te poser avant de planifier une rencontre d’équipe.
Est-ce que la rencontre vise à prendre une décision ou à donner de l’information?
Y a-t-il plus de 10 personnes de convoquées?
Est-ce qu’un ordre du jour a été partagé?
Est-ce que les objectifs de la rencontre concernent tout le monde qui y est invité?
Est-ce que le contenu de la rencontre pourrait être résumé en 5 minutes?
Est-ce que tu invites des gens parce que tu as peur?
🤟 Le secret pour qu’aucun employé ne perde son temps dans une rencontre
Le secret que j’ai envie de te partager, je l’ai découvert en lisant la biographie d’Elon Musk. Il a mis en place une règle dans ses compagnies qui stipule que si après 15 minutes, un employé considère qu’il n’est pas pertinent pour lui d’assister à une rencontre, Elon lui donne le droit de quitter. Il considère que le plus grand manque de respect envers une personne et surtout, envers l’organisation, c’est de faire perdre du temps à quelqu’un.
Donc, si tu es game de faire ça, je t’encourage à offrir cette possibilité-là à tes employés. De toute façon, si la rencontre visait à partager de l’information, ils pourront avoir accès aux éléments clés en moins de 5 minutes par un collègue ou par un courriel que tu pourras lui envoyer!
Une chose est certaine, c’est que pendant qu’il va être parti, il va probablement avancer des dossiers qui sont plus importants pour la compagnie!
Bien sûr, ce n’est qu’un point de départ pour vous soutenir dans vos compétences de gestion de rencontres. Si vous voulez en apprendre plus, je vous encourage à vous abonner à ma chaine YouTube et à partager ce texte à vos collègues et amis qui pourraient probablement en bénéficier, eux aussi!
Pour poursuivre vos réflexions, je vous recommande ce livre qui, malgré le personnage controversé, peut être pertinent à certain niveau sur la gestion d'équipes performantes: Elon Musk
Francis.
Ps. Si vous désirez réfléchir avec moi, n'hésitez pas à prendre rendez-vous pour amorcer une démarche de coaching ou encore une intervention auprès de votre équipe. Cliquez sur ce lien et prenez rendez-vous : www.calendly.com/fpconsultant
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